Gestion Stratégique de Portefeuille (SPM) : Optimisation et Pilotage des Ressources

 

Les événements de cycle de vie (Lifecycle Events) de ServiceNow permettent d’automatiser et d’optimiser la gestion des transitions importantes dans la vie des employés, telles que l’intégration, les promotions, les mobilités internes et les départs. Ils constituent une solution efficace pour exécuter des tickets RH impliquant plusieurs départements, en réduisant les tâches manuelles et en assurant une collaboration fluide entre les équipes.

1. Les Composants Clés des Événements de Cycle de Vie

Un événement de cycle de vie est une collection d'activités organisées en ensembles d'activités. Voici les éléments clés à configurer pour garantir un fonctionnement optimal :

1.1. Documenter le Processus

Avant toute configuration, définissez et documentez le processus d’événement de cycle de vie, en identifiant les étapes nécessaires et les départements impliqués (RH, IT, juridique, etc.). Cela assure une compréhension globale et une exécution harmonieuse.

1.2. Configurer les Composants Compatibles

Chaque activité d’un événement repose sur des composants sous-jacents. Ceux-ci incluent :

• Modèles de tâches RH : Instructions préconfigurées pour les tâches spécifiques.
• Guides de commande : Processus détaillés pour les actions requises.
• Éléments de catalogue et services RH : Tickets créés pour gérer les demandes.
• Groupes propriétaires et types d’activités : Définition des responsables et des actions nécessaires.

1.3. Ensembles d'Activités

Un ensemble d'activités regroupe plusieurs tâches correspondant à une étape du processus. Par exemple :

• Étape 1 : Pré-intégration
  • Collecte des documents.
  • Notification à l’équipe IT.
• Étape 2 : Jour d’intégration
• Accueil en personne ou virtuel.
• Configuration des équipements.

2. Configuration Technique des Événements de Cycle de Vie

La configuration des événements de cycle de vie suit plusieurs étapes bien définies :

2.1. Créer un Événement de Cycle de Vie

1. Accédez à Événements de cycle de vie > Administration > Gérer les événements de cycle de vie.
2. Cliquez sur Nouveau pour créer un événement, comme Intégration de nouveaux employés.
3. Remplissez les champs requis pour définir les objectifs et les étapes de cet événement.

2.2. Configurer les Ensembles d'Activités et les Activités Associées

1. Utilisez le Concepteur d'événements de cycle de vie pour ajouter des ensembles d’activités.
2. Ajoutez des activités spécifiques comme :
   • Tâches assignées à des départements (RH, IT).
   • Notifications envoyées aux employés ou responsables.
   • Demandes d’approbation pour valider les actions.

2.3. Configurer un Service RH Associé

1. Créez un service RH qui correspond à l’événement de cycle de vie.
   • Exemple : Embauche de nouveaux employés.
2. Assurez-vous que ce service RH déclenche automatiquement les étapes de l’événement de cycle de vie.

2.4. Tester avec l'Outil de Test d'Ensembles d'Activités

Avant le déploiement, utilisez l'outil de test pour vérifier la fonctionnalité de chaque étape et activité. Cela garantit que :

• Les tickets sont assignés correctement.
• Les notifications et approbations fonctionnent comme prévu.

3. Fonctionnalités Avancées : Timeline et Conditions de Visibilité

3.1. Affichage de la Timeline

La timeline d’un événement de cycle de vie offre une vue visuelle des étapes et de leur progression. Elle peut être configurée pour être visible par des groupes spécifiques ou des champs personnalisés comme u_it_contact. Voici un exemple de logique conditionnelle pour personnaliser l’affichage :

javascript
if (current.u_it_contact == gs.getUserID()) {  
    current.display_in_timeline = true;  
}

3.2. Configuration de l'Audience

Vous pouvez définir l’audience des activités via des enregistrements spécifiques, garantissant que chaque tâche est visible uniquement par les utilisateurs concernés.

4. Exemple d’Implémentation : Intégration des Nouveaux Employés

Pour l’intégration des nouveaux employés, voici un exemple typique d’événement de cycle de vie :

1. Avant l’arrivée
   • Collecte des informations personnelles via un formulaire.
   • Envoi d’un guide d’intégration par email.
2. Jour d’intégration
   • Configuration du poste de travail.
   • Session d’introduction aux outils de l’entreprise.
3. Après l’intégration
   • Suivi avec une enquête de satisfaction.
   • Vérification des accès IT et administratifs.

5. Avantages des Événements de Cycle de Vie

1. Automatisation des Processus : Réduction des tâches manuelles et des délais.
2. Visibilité et Suivi : La timeline permet un suivi transparent des étapes.
3. Amélioration de l’Expérience Employé : Processus fluides et bien définis.
4. Collaboration Interdépartementale : Centralisation des informations et des actions sur une seule plateforme.

6. Conclusion

Les événements de cycle de vie de ServiceNow révolutionnent la gestion des processus RH en automatisant les transitions clés et en offrant une vue claire de chaque étape. En suivant les étapes de configuration mentionnées et en utilisant les outils disponibles, les entreprises peuvent simplifier leurs opérations RH tout en améliorant l’expérience de leurs employés.

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