Gestion Stratégique de Portefeuille (SPM) : Optimisation et Pilotage des Ressources

 

Dans l’environnement professionnel rapide d’aujourd’hui, les départements des ressources humaines (RH) cherchent de plus en plus à simplifier leurs opérations et à améliorer l’expérience employé. L’un des moyens les plus efficaces pour y parvenir est de tirer parti des Événements du Cycle de Vie dans le module HR Service Delivery (HRSD) de ServiceNow. Ces événements automatisent l’exécution des tickets RH liés aux différentes étapes du cycle de vie des employés, comme l’intégration, les promotions et les départs, assurant ainsi des transitions fluides et une efficacité accrue.

Cet article vous guide à travers les étapes de configuration des Événements du Cycle de Vie dans ServiceNow pour optimiser et automatiser le parcours des employés.

1. Documenter le Processus des Événements du Cycle de Vie

Avant de configurer un Événement du Cycle de Vie, il est essentiel de définir et de documenter le processus dans son intégralité. Un événement de ce type implique généralement plusieurs départements (RH, IT, juridique, etc.) et nécessite une coordination entre eux.
Par exemple, le processus d’intégration peut inclure des tâches RH, des approvisionnements IT et la collecte de documents juridiques.

Étapes :

• Identifiez et cartographiez les différentes activités et tâches impliquées dans l’événement.
• Assurez-vous que les processus respectent les politiques et pratiques de l’organisation (documents requis, délais, approbations, etc.).

En documentant le processus, vous établissez une feuille de route claire pour guider la configuration et l’exécution de l’événement.

2. Configurer les Composants Compatibles pour les Événements du Cycle de Vie

Les Événements du Cycle de Vie regroupent des activités impliquant plusieurs départements. Pour configurer un événement, vous devez identifier et configurer les composants sous-jacents nécessaires à chaque activité.

Principaux composants à configurer :

• Modèles de Tâches : Pré-configurez des tâches RH comme la soumission de documents ou l’orientation des employés.
• Éléments de Catalogue : Permettez aux employés de demander des services liés à l’événement (ex. : équipement IT, formations).
• Services RH : Associez les services RH à l’événement, comme la création d’un dossier pour un nouvel employé.
• Types d’Activités : Définissez les types d’activités requises (complétions de tâches, approbations, etc.).
• Enregistrements d’Audience : Identifiez les utilisateurs ou groupes impliqués dans les activités.

Une configuration minutieuse garantit que chaque activité de l’événement est correctement soutenue.

3. Créer l’Événement du Cycle de Vie

Une fois le processus et les composants configurés, utilisez l’outil Lifecycle Event Designer dans ServiceNow pour créer un événement.

Étapes :

• Accédez au Lifecycle Event Designer.
• Créez un nouvel événement (ex. : "Onboarding Nouvel Employé") ou modifiez-en un existant.
• Ajoutez les ensembles d’activités pertinents, organisés selon les étapes du parcours employé (ex. : "Pré-intégration", "Orientation", "Intégration").

Chaque ensemble d’activités contiendra des tâches correspondant aux actions nécessaires pour l’événement.

4. Configurer les Services RH pour l’Événement

Pour associer un Événement du Cycle de Vie à un service RH, créez un service correspondant dans ServiceNow. Ce service permettra de déclencher l’événement en tant que partie d’une demande de service.

Étapes :

• Créez un nouveau service RH (ex. : "Intégration Nouvel Employé").
• Configurez ce service pour déclencher l’événement et les activités associées.

5. Tester l’Événement du Cycle de Vie

Avant de déployer un événement, testez-le soigneusement. ServiceNow propose un outil de test dédié pour simuler l’événement et vérifier d’éventuels problèmes de configuration.

Étapes :

• Utilisez l’outil de test pour exécuter l’événement.
• Vérifiez que toutes les activités sont correctement déclenchées et que les dépendances (ex. : tâches RH, demandes IT) sont respectées.

Cela permet d’éviter toute perturbation lors de l’exécution réelle.

6. Surveillance et Optimisation Continue

Une fois l’événement déployé, une surveillance continue est essentielle pour garantir son bon fonctionnement. Suivez l’état des activités et identifiez les éventuels goulots d’étranglement.

Étapes :

• Surveillez l’état des ensembles d’activités et des tâches individuelles.
• Apportez des ajustements pour optimiser le flux et améliorer l’expérience employé.

Conclusion

Les Événements du Cycle de Vie dans ServiceNow offrent une solution puissante pour automatiser les processus RH et garantir des parcours employés fluides, de l’intégration au départ. En suivant ces meilleures pratiques (documentation, configuration et tests), les départements RH peuvent réduire la charge administrative et offrir une expérience engageante aux employés.

Que vous gériez l’intégration, les transferts internes ou les départs, les Événements du Cycle de Vie vous apportent la flexibilité et l’automatisation nécessaires pour transformer vos services RH.